SCRUM e Planejamento Estratégico - Parte 3

Por Cesar Brod

Data de Publicação: 27 de Fevereiro de 2007

"Alice encontra um gato e pergunta: Como posso chegar à toca do coelho? O gato responde: Isso depende muito do que você está disposta a fazer para que eu lhe diga como chegar lá. Alice responde: O que eu deveria fazer para ter esta resposta? O gato retruca: Você deve matar sete ratos e trazê-los ainda frescos para mim."

Este foi o exercício que fizemos com a história de Lewis Carroll, tentando imaginar o que Alice estaria disposta a fazer para encontrar a toca do coelho. Os princípios, ou valores, de uma empresa são o seu alicerce. Em cima deles é que tudo o mais é construído. Uma empresa jamais deve abrir mão dos seus princípios, por isto eles devem estar muito bem definidos. Em nossa primeira reunião de planejamento estratégico com o auxílio do SCRUM, caberá a nosso ScrumMaster apresentar a metodologia e as ferramentas que utilizaremos. Os que leram meus artigos anteriores sobre SCRUM notarão que estas ferramentas que utilizaremos agora são apenas versões adequadas do Product Backlog e Sprint Backlog. Tome um tempo para visitar o link acima antes de seguir para o próximo parágrafo.

Você vai notar que esta planilha é composta de uma folha para o Product Backlog, uma ou mais para os Sprint Backlogs e uma para o material de leitura e estudo que será entregue à equipe de planejamento. O Product Backlog acompanha as três fases e as três principais reuniões que irão compor o processo do planejamento estratégico. Aqui é importante salientar uma coisa: o produto de um planejamento estratégico não é um "plano estático" a ser impresso ou emoldurado. O produto deste planejamento é um conjunto de processos dinâmicos e contínuos que preparam a empresa para atingir seus objetivos e para melhor reagir a mudanças em seu ambiente. Assim, a idéia é que, ao final deste processo, o SCRUM esteja implementado como a metodologia para o acompanhamento dos planos de ação definidos pela empresa, servindo como seu instrumento de melhoria contínua. Todos os colaboradores terão direitos de edição desta planilha para que possam contribuir com suas idéias na medida em que elas também surgirem, e terão a oportunidade de defendê-las presencialmente nas reuniões.

Feita a apresentação da metodologia, para a qual foi reservada duas horas e que pode incluir um resumo dos planejamentos anteriores, uma rápida apresentação da equipe e tudo o mais que se julgar necessário para que todas as pessoas tenham a informação devidamente nivelada, passa-se para a primeira prática do planejamento. O ScrumMaster irá provocar as pessoas para que definam seus princípios pessoais e que preparem-se para defendê-los se questionadas. Cada pessoa deve escolher entre três e cinco princípios e, se quiser, já deixar preparada uma justificativa para cada um deles. Todos terão 15 minutos para pensar e escrever e um máximo de cinco minutos para apresentá-los. Para cada princípio que for questionado por outros (inclusive pelo ScrumMaster), o autor terá direito a uma defesa de noventa segundos, ao final da qual haverá uma votação aceitando ou não a defesa. Em caso da defesa não ser aceita, o princípio será descartado. Princípios devem ser fortes o suficiente, pois devem ser, para todos os que fazem parte da empresa, inquestionáveis.

Este rápido exercício servirá de base para o próximo, que segue a mesma metodologia, mas que agora irá definir os princípios da empresa, que serão escritos por todos em uma folha à parte na mesma planilha que já estamos utilizando. Antes de seguir para esta discussão, porém, o ScrumMaster ainda provocará a equipe a elaborar a Missão e a Visão da Empresa e a pensar também em quais objetivos a empresa deve atingir no curto, médio e longo prazo. Obviamente, tudo isto será colocado, na próxima reunião, sob a luz dos princípios da empresa, garantindo que tudo o que for feito não comprometerá nenhum deles.

Ao invés de definir o que é a Missão e a Visão de uma empresa, o ScrumMaster passará mais uma tarefa à equipe: coletar e transcrever para o "documento coletivo" a Missão e a Visão de outras empresas que estejam ou não no mesmo mercado da nossa. Buscar o que os concorrentes desenvolveram também é um bom exercício. Para a próxima reunião, antes de definir o que cada um quer como objetivo da empresa, todos devem trazer uma lista de coisas que espera que a empresa possa lhes proporcionar, junto com algumas idéias sobre a forma através da qual isto possa acontecer no curto, médio e longo prazo.

Até o nosso próximo artigo!