Portais Corporativos 11 - Como contratar um portal, parte 1

Por Cesar Brod

Data de Publicação: 08 de Outubro de 2007

Antes de entrar no tema deste 11.o artigo da série, quero, mais uma vez, agradecer aos leitores que têm contribuído com sugestões, críticas e comentários. Antes do final da série espero responder à pergunta do Fabrício (como convencer um gestor de que o investimento em um portal é importante) e ainda atender as sugestões da Fernanda (um artigo sobre ERM) e da Wanda (Terminologia para Recuperação de Informação). Abração pra Amanda Kee, pelo incentivo! Agora, vamos ao artigo!

Você, que já acompanhou todos os artigos até agora, pode estar curioso para saber qual o custo da construção de um portal e como fazer para contratar os serviços para a sua execução ou adequação. Como para quase toda a pergunta que envolve o preço de uma solução fortemente baseada em serviço a resposta é: Depende!

Uma solução de portal para a Web é composta de vários fatores, envolvendo perfis profissionais diferentes e a participação maior ou menor da equipe de sua empresa, dependendo da forma como ela está estruturada. Novamente, porém, é importante ressaltar que, independente de qualquer coisa, o domínio do portal da empresa não pode ser da área de informática, mas sim da equipe de comunicação, marketing e planejamento da empresa. Outra coisa da qual não se deve abrir mão é a de se ter ao menos um principal responsável por responder às questões que chegam através do formulário de contato do portal. Este profissional não precisa conhecer absolutamente tudo da empresa, mas deve ter o trânsito necessário entre as várias áreas para buscar, junto a elas, as devidas respostas.

Caso sua empresa tenha uma equipe de informática, ela pode estar envolvida no processo, como responsável pela infra-estrutura técnica do portal e a garantia de sua saúde, como a manutenção de cópias de segurança e demais processos de suporte. Caso você não tenha, não há problema algum. Muitas empresas assumem esta parte do trabalho por um preço bastante em conta.

Se sua empresa possuir uma assessoria externa de comunicação e marketing, ela também deve estar envolvida no processo, auxiliando, desde o começo, a preparar a estratégia de comunicação para seu portal.

Tipicamente, o serviço de confecção de um portal Web passará pelas seguintes fases:

1. A decisão sobre os serviços e informações disponibilizados no portal público;
2. A decisão sobre os serviços e informações disponibilizados através da Intranet da empresa;
3. A agenda de lançamento, começando pela definição da data em que o portal deve entrar no ar, e chegando a um cronograma intermediário de disponibilização para testes;
4. A proposta de leiaute para o portal (que pode ser feita pela agência de comunicação que já atende a empresa, se for o caso);
5. A decisão sobre a ferramenta (ou ferramentas) de desenvolvimento a ser utilizada;
6. Avaliação de alternativas e decisão sobre qual (ou quais) será utilizada;
7. Ajuste do cronograma de entregas e investimentos;
8. A estréia do portal.

Cobrimos, ao longo destes artigos, praticamente todas as fases acima, mas cabe falar mais sobre a decisão da ferramenta a ser utilizada. Ela deve recair sobre a ferramenta que irá permitir que o portal seja atualizado, que novas informações sejam incluídas, que ocorra a interação com os clientes SEM nenhuma necessidade de que a equipe que trabalha com o portal tenha que recorrer ao pessoal de informática. Caso você opte por manter a infra-estrutura de seu portal internamente, a equipe de informática será responsável por manter o portal ativo, mas tudo o que diz respeito à comunicação com os clientes e qualquer outro tipo de informação deve independer de qualquer apoio técnico.

Dependendo do tipo da empresa e do que se quer oferecer, outros fatores ainda terão que ser levados em conta, como a necessidade ou não de integração de sistemas existentes com os serviços do portal externo ou interno. Uma empresa que já tenha um serviço interno de correio eletrônico, por exemplo, pode querer disponibilizá-lo através da Intranet.

Questione também, bastante, sobre a necessidade de novos desenvolvimentos para atender as necessidades de sua empresa. Muitos sistemas de gestão de conteúdo para a Web possuem módulos adicionais que podem ser instalados de acordo com necessidades bastante específicas. Se alguém já teve a mesma necessidade antes da sua empresa, é muito provável que alguma coisa já tenha sido desenvolvida e possa ser adequada. Empresas que fornecem gestores de conteúdo para a Web usam os mesmos para a sua própria empresa e são capazes de demonstrar muitas funcionalidades imediatamente em uma reunião.

Por outro lado, não se deixe levar pelo excesso de funcionalidades. Você precisa apenas daquilo que possa trazer-lhe resultados, especialmente resultados que possam ser medidos. Lembre-se que bons gestores de conteúdo possuem funcionalidades que podem ser ligadas ou desligadas. É muito comum vermos na rede sites congestionados de funções que desviam a atenção dos clientes da empresa para coisas que não tem nada a ver com o que a empresa deseja mostrar. Pode parecer muito atrativo mostrar a data, a hora e as condições do clima no portal da empresa, mas que diferença isto faz para um cliente que pode ter esta informação de muitas outras formas? Dentre elas, olhando o seu relógio ou abrindo a janela. Caso você tenha muitas coisas a oferecer a seus clientes através da Internet, permita que ele mesmo selecione quais deseja.

Avalie cuidadosamente as fases de confecção de um portal Web apresentadas acima, revise os artigos anteriores e tente listar o que deve estar contemplado em seu portal. Pense também em quantas pessoas de sua empresa (ou de uma empresa cliente) estarão envolvidas neste processo. Verifique se existirão terceiros envolvidos (agência de comunicação, consultorias de planejamento, etc). No próximo artigo começaremos a avaliar os investimentos necessários para este trabalho.