Portais Corporativos 12 - Como contratar um portal, parte 2

Por Cesar Brod

Data de Publicação: 15 de Outubro de 2007

Uma das coisas que jamais deve ser negligenciada na contratação de um portal é o "trabalho de casa" que esta série de artigos buscou propor desde o princípio. Você, seus gestores, seu pessoal de marketing, não precisam ter a mínima idéia dos aspectos técnicos de um portal mas, precisam sim, saber, com a maior riqueza possível de detalhes, o que querem e o que não querem como resultado. Experiências anteriores, suas ou de colegas de outras empresas, podem ajudar. Você também deve ter uma boa idéia sobre o pessoal interno que poderá ser envolvido neste processo e sua real disponibilidade de tempo. Este pode ser o momento de buscar a ajuda de uma consultoria especializada, que pode melhorar e acelerar processos e intermediar a contratação de serviços. Nenhum investimento no portal deve ser esquecido ou "mascarado" como "custo interno". No decorrer do processo você deve ter a clareza de que o seu dinheiro foi bem investido e que os resultados são passíveis de medição.

Retomemos as fases de confecção de um portal Web, enumeradas no artigo anterior:

1. A decisão sobre os serviços e informações disponibilizados no portal público;
2. A decisão sobre os serviços e informações disponibilizados através da Intranet da empresa;
3. A agenda de lançamento, começando pela definição da data em que o portal deve entrar no ar, e chegando a um cronograma intermediário de disponibilização para testes;
4. A proposta de leiaute para o portal (que pode ser feita pela agência de comunicação que já atende a empresa, se for o caso);
5. A decisão sobre a ferramenta (ou ferramentas) de desenvolvimento a ser utilizada;
6. Avaliação de alternativas e decisão sobre qual (ou quais) serão utilizadas;
7. Ajuste do cronograma de entregas e investimentos;
8. A estréia do portal.

Os itens 1 e 2 devem ser respondidos por sua equipe interna. Estas respostas são amparadas, principalmente, pela clareza do que se deseja com o portal: aumentar vendas; divulgar ações sociais; melhorar a interação com clientes e fornecedores; melhorar o acesso dos funcionários às ferramentas da empresa e outros. Forme uma comissão com representantes dos principais setores interessados: área de vendas, recursos humanos, comunicação e marketing, representantes dos usuários (especialmente para a Intranet). Anote as horas e o custo dos recursos humanos envolvidos, mesmo nestas reuniões preparatórias, pois isso deve constar na planilha de custos do portal. Idealmente, uma pessoa deverá, dentro da empresa, assumir o papel de "patrocinador interno" dos trabalhos, cuidando de agendas e anotando estes custos. Ao final das decisões sobre estes itens, talvez valha a pena receber a visita de um consultor especializado para auxiliar a empresa no restante do processo.

No item 3 você pode envolver o pessoal do CPD. Esta agenda vai depender de você ter pessoas internas para tocar o desenvolvimento de seu portal ou não, de forma integral ou parcial, por exemplo, apenas acompanhando os trabalhos de uma empresa terceira. Mais uma vez, com sua planilha em mãos, avalie o custo destes recursos humanos. Pode sair mais caro afastar alguém que está trabalhando em um sistema crítico de sua empresa e alocá-lo ao trabalho no portal do que fazer uma contratação pontual. Além disto, hoje já existem boas empresas cuja especialidade é o desenvolvimento Web. Como elas trabalham só com isto, seu desenvolvimento costuma ser mais rápido (e, por conseqüência, mais barato) do que a opção de desenvolvimento interno. A agenda dependerá da complexidade do portal, de suas decisões nos itens 1 e 2, mas, tipicamente, um portal de complexidade média é feito em um período de três a quatro meses, incluindo as fases de testes e aceitação. Este é o momento de você pedir algumas propostas. Peça algumas referências a outras empresas que já possuem um portal e, para os potenciais fornecedores, uma lista de clientes que você poderá contatar. Em muitos casos, os fornecedores de soluções Web, além de confeccionarem seu portal, podem hospedá-lo e cuidar de sua saúde, com cópias de segurança periódicas, atualizações de software, proteção contra vírus e outros por uma taxa mensal que pode ser mais em conta do que manter seu portal, internamente, na empresa.

Sua agência de comunicação, responsável pela produção de seu material de marketing e pelos textos sobre sua empresa que são divulgados na imprensa, é a primeira que deve ser consultada quanto ao leiaute de seu portal, conforme o item 4. Ele deve estar integrado às suas demais estratégias de comunicação, respeitando cores, logotipia, sem deixar de aproveitar o potencial da Web como suporte à mídia. Caso sua agência tenha experiência com comunicação via Web, ela mesma pode estar capacitada a propor um leiaute para seu portal. Caso contrário, ela pode orientar quem irá desenvolvê-lo.

Caso você tenha optado pela terceirização do desenvolvimento e manutenção de seu portal, confie na escolha de seu fornecedor quanto a ferramenta de desenvolvimento a ser utilizada (item 5). Bons fornecedores de soluções Web costumam ter seus próprios "kits" de desenvolvimento, aprimorado ao longo dos anos, que garantem a eles e seus clientes rapidez e segurança na entrega das soluções. Caso você use uma equipe interna, peça que ela também elabore uma proposta, listando os custos com equipamentos, softwares e, especialmente, recursos humanos.

Com o que tem até aqui, é possível que você tenha múltiplas possibilidades de leiaute, propostas de fornecedores internos e externos e uma boa variação nos investimentos necessários para a adoção de uma solução ou outra (item 6). Tenha em mente que a pessoa (ou equipe) que irá manter o portal atualizado não terá, necessariamente, conhecimentos técnicos. Avalie, junto com os potenciais usuários, a facilidade de manutenção da informaçao no portal oferecido pelos potenciais fornecedores. Peça a demonstração de um "caso real". Preferencialmente, agende algumas visitas a clientes dos fornecedores pré-selecionados. Desconfie muito de preços excessivamente baixos: ainda há muito "paraquedismo" neste mercado e muita gente que se encanta com facilidade com um leiaute "padrão", que pode ser extremamente atrativo à primeira vista, mas que não oferecerá a possibilidade de mudanças, mesmo que pequenas, pouco tempo depois.

Depois de tudo isto, você está entendendo mais sobre o que deseja para o portal da sua empresa. As pessoas envolvidas, junto com os fornecedores de soluções e eventuais consultores acabaram por incluir novas idéias e funcionalidades, abandonando, talvez, algumas outras. É hora de ajustar o cronograma final e combinar o pagamento dos investimentos (item 7). Mais uma vez, não deixe de colocar em sua planilha de investimentos, além dos custos com os fornecedores, seus custos internos. Já falamos sobre a medida de resultados de um portal, mas agora é hora de colocar isto em prática e adicionar, a estas medidas, seus próprios indicadores. Se você está esperando, com seu portal, vender mais, avalie suas vendas agora e meça-as novamente a cada mês. Tente associar o quanto este aumento de vendas está associado à promoções veiculadas em seu portal (mais fácil se você criou um ambiente de comércio eletrônico). Caso você queira divulgar determinadas ações, meça a visitação em seu portal, veja quantos outros portais fornecem links para ele, veja de onde seus visitantes estão vindo. Estatísticas de acesso, tipicamente, são incluídas no projeto pelos fornecedores de soluções.

Na semana que vem, terminamos a "série básica" de artigos sobre portais corporativos, com uma conclusão e dicas sobre onde buscar mais informações. Como eu já havia dito antes, porém, prometo retomar alguns dos assuntos tratados aqui, expandindo-os conforme as sugestões dos leitores. Até lá!