Por favor não me ligue, me mande um email
Colaboração: Tiago Baciotti Moreira
Data de Publicação: 05 de janeiro de 2016
Por favor não me ligue, me mande um email
Como você deveria estar usando mais seu email e menos seu celular
Se tem algo que aprendi nos anos que trabalhei como analista de sistemas é que as pessoas tem a memória muito curta, se esquecem facilmente das coisas que solicitam e até mesmo dos compromissos e concessões que fazem.
É por isso que sempre preferi a comunicação escrita, email ou memorandos internos, que telefonemas ao acertar/ajustar/combinar qualquer requisito ou solicitação de clientes de projetos que trabalhei.
É interessante pensarmos que antes do telefone a comunicação era essencialmente escrita através de cartas escritas a mão. Na verdade até mesmo os livros eram todos escritos a mão, processo que os tornava caros e de difícil acesso para a população. Depois com a invenção da imprensa por Guttenberg e a impressão de livros (a Bíblia foi o primeiro livro a ser impress+ houve uma aceleração na forma como a informação é transmitida. Um tempo depois o telefone apareceu e depois com o email nós tivemos uma espécie de junção nas duas formas de comunicação pois temos velocidade na entrega da mensagem e o retorno à mensagem escrita.
Mas voltando para a essência do que quero conversar com você, eu acredito que o uso do email tem uma série de vantagens pois ele nos permite uma definição clara da mensagem pois leva o emissor da mensagem a pensar e buscar escrever de forma intelígivel o que deseja passar. Tá, eu também as vezes recebo emails que preciso ler umas 2 ou 3 vezes até entender o que a outra pessoa quis dizer, mas não é a regra ;+
O email também nos permite rastreabilidade pois você pode acompanhar as respostas e interações com os devidos ajustes. Além disso o email nos permite envolver mais pessoas na conversa. Embora essa tecnologia já tenha mais de 45 anos (o primeiro email foi enviado em 197+ muita gente às vezes se confunde ao utilizá-la. Eu acho que você já sabe disso, mas vamos lá algumas sugestões:
- O campo To (para) é o destinatário do email. CC vem de Carbon Copy e BCC de Blind Carbon Copy que é uma cópia do email sem que os demais integrantes saibam. Use isso corretamente.
- Se você enviar uma mensagem solicitando alguma informação e não obtiver resposta, mande a segunda mensagem ENCAMINHANDO a primeira pois aí você terá o histórico que já tentou fazer o contato uma primeira vez. Se não receber retorno, encaminhe mais uma vez o email pois aí você já terá 3 tentativas. Se ainda não receber resposta escalone o problema enviando para o superior da pessoa.
- Não existe essa de "não vi meu email". É a comunicação corporativa padrão até que outra melhor entre em uso. Até lá as pessoas tem obrigação de checar seus emails.
- Se você decidir qualquer coisa através de uma ligação telefônica imediatamente envie um email para seu interlocutor dizendo que "Conforme conversamos agora a pouco ficou definido que...". A mesma coisa vale para uma conversa com uma ou mais pessoas.
- Quando fizer uma reunião você não precisa se preocupar em ter um modelo de documento bonito com o logo da sua empresa e o nome de "Modelo de Ata de Reunião". Não, coloque no assunto do email Ata de renião XX-XX-XX e coloque no corpo do email os campos Convidados Presentes, Convidados Ausentes, Principais Pontos e Ações. No campo ações coloque as decisões que foram tomadas os responsáveis pelos próximos passos e a estimativa de conclusão. Acredite, ter seu nome listado em "convidados ausentes" te fará pensar melhor antes de faltar da próxima reunião.
- Ah, coloque no final da sua ata que "Caso tenham qualquer sugestão favor enviar até XX/YY caso contrário a ata será aprovada" e coloque pelo menos dois dias úteis.
- Quer mandar um recado rápido? Escreva diretamente no assunto precedendo por NNTO:. Exemplo: "NNTO: Não poderei ir na reunião hoje, explico depois.". O acrônimo NNTO significa "No Need To Open" ou "Não há necessidade de abrir" deixando claro que o assunto já diz tudo.
Na verdade eu sempre preferi usar o email porque posso decidir a hora de responder. Se você está no meio de uma especificação funcional ou codificando algo e o telefone toca você perde a linha de raciocínio. Converse com sua família e amigos e explique que você não pode atender o telefone o tempo todo e mantenha-o sempre no silencioso.
Algo que também em minha opinião deve ser evitado é você ao estar conversando com alguém em uma reunião formal ou informal parar a conversa para atender uma ligação telefônica. Errado, foque no que está fazendo e depois retorne as ligações caso necessite.
Cuidado com mensagens de whatsapp/sms. Algumas pessoas acreditam que uma vez tenham enviado essa mensagem estão tranquilos e tudo está resolvido e com certeza você receberá a mensagem. Nem todos os SMS são entregues e nem sempre a mensagem do whatsapp/telegram chega no momento certo. E alguns, eu por exemplo, desabilito todas as notificações do celular e vejo whatsapp/twitter 2 vezes ao dia somente. Por isso sempre deixe bem alinhado com seus colegas de trabalho que a comunicação formal é o email, ponto.
Na verdade são pequenas observações que faço baseado em minha experiência pessoal e tem funcionado. Fiquem a vontade para comentar abaixo ;+
Artigo publicado originalmente no blog do autor